Krajowy System e-Fakturowania – informacja dla kontrahentów
Od kiedy nowe obowiązki?
Odbieranie faktur zapomocą KSeF
Od 1 lutego 2026 Dla wszystkich prowadzących działalność gosodarczą
Wystawianie faktur za pomocą KSeF
Od 1 lutego 2026 Wartość sprzedaży brutto w 2024 r > 200 mln zł
Od 1 kwietnia 2026 Wartość sprzedaży brutto w 2024 r.≤ 200 mln zł
Co się zmienia od 1 kwietnia 2026?
- ZZOK-BEŁŻYCE będzie wystawiać faktury wyłącznie jako faktury ustrukturyzowane w KSeF.
- Faktury będą udostępniane i odbierane w postaci elektronicznej poprzez KSeF (przez interfejs API lub aplikację przeglądarkową)*.
Daty ustawowe:
-
- Data wystawienia – dzień przesłania faktury do KSeF.
- Data otrzymania/doręczenia – dzień przydzielenia fakturze numeru KSeF.
- Bieg terminów płatności uzależnionych w umowie od „otrzymania faktury” będzie rozpoczynać się z dniem nadania numeru KSeF.
- Postanowienia umowne przewidujące wystawianie i doręczanie faktur w formie papierowej nie będą mogły być realizowane po 1 kwietnia 2026 r., ponieważ od tego dnia obieg faktur będzie możliwy wyłącznie poprzez KSeF, zgodnie z obowiązującymi przepisami. W naszych umowach zostanie dodana klauzula zapewniająca zgodność rozliczeń z wymogami KSeF.
W pewnych przypadkach przepisy nie wymagają korzystania z KSeF. Dotyczy to w szczególności faktur wystawianych przez lub na rzecz (kontrahentów zagranicznych, (w tym posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce jeśli nie uczestniczyono w danej transakcji), osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) podatników objętych procedurami szczególnymi lub zwolnieniami oraz podmiotów nieposługujących się numerem NIP. W takich sytuacjach faktury są przekazywane w sposób uzgodniony między stronami (np. elektronicznie lub w formie papierowej).
Odbieranie faktur –obowiązki organizacyjne po stronie Klienta
Zapewnienie aktywnego kanału odbioru w KSeF i bieżącej weryfikacji nowych faktur.
Nadanie uprawnień w KSeF osobom odpowiedzialnym oraz ustanowienie ewentualnych pełnomocnictw (np. w ramach grupy).
Dostosowanie wewnętrznych regulacji płatniczych do dat KSeF.
Zapewnienie, że wskazany w umowie adres e-mail do korespondencji operacyjnej pozostaje aktualny – celem szybkiej komunikacji w trybie awaryjnym.
Tryb offline i niedostępność KSeF
- W przypadku niedostępności KSeF faktury będą wystawiane elektronicznie poza systemem i przekazywane odbiorcy w uzgodniony sposób.
- Po przywróceniu działania KSeF faktury te będą niezwłocznie przekazywane do systemu.
- Za datę wystawienia przyjmuje się datę wskazaną na fakturze.
- Za datę otrzymania przyjmuje się dzień faktycznego doręczenia dokumentu odbiorcy.
- Jeżeli faktura zostanie przekazana w KSeF wcześniej niż doręczona odbiorcy, za datę otrzymania uznaje się dzień nadania numeru w KSeF.
Od 1 kwietnia 2026 r., zgodnie z obowiązującymi przepisami, nasze faktury nie będą już wystawiane w formie papierowej. Będą dostępne wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Prosimy o przygotowanie się do odbioru faktur wyłącznie w tej formie*.
Odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 dla wszystkich podatników, także tych, którzy nie mają jeszcze obowiązku wystawiania faktur w tym systemie**.
* *Nie dotyczy to podmiotów zwolnionych z tego obowiązku, o których mowa na pierwszej stronie.
